Índice
Cualquier buen gestor quiere reducir los gastos de su empresa y eso es bastante normal. Lo mismo ocurre con los costes de empaquetado.
Sin embargo, la cadena de suministro de tu negocio está cambiando, y la creciente demanda de consumidores de más sostenibilidad o el desarrollo de un modelo D2C, entre otras cosas, pueden elevar el coste de tu suministro de empaquetado.
Así que tendrás que adaptarte y ser inteligente.
Es el caso de Apple, por ejemplo, se ha reducido el coste de tus empaquetados con una solución sencilla: eliminando los cargadores de sus paquetes (excepto en Francia). Aunque oficialmente la marca afirma que se ha hecho por preocupación medioambiental.
En este artículo, descubriras:
- Cómo reducir los costes de empaquetado
- Cómo optimizar el empaquetado y los procesos que dependen de ellos para reducir sus costes
- Cómo gestionar el suministro de paquetes para reducir sus costes
Todo esto está disponible en los 9 consejos que se presentan en este blog.
Así que, sin más preámbulos, averigüemos el primer consejo para reducir los costes de embalaje.
Sé proactivo, no reactivo
Si está leyendo este artículo, puede ser porque, como hemos mencionado en la introducción, algo ha cambiado -ha surgido un problema- y te ha impulsado a tomar medidas para reducir el coste de tus empaquetados.
Seamos sinceros, el mejor momento para optimizar tus costes de empaquetado es precisamente cuando no hay ningún problema.
¿Por qué?
Porque al reaccionar en una emergencia en lugar de ser proactivo, se corre el riesgo de identificar mal el problema. Al reducir los costes de empaquetado bajo presión, se arriesga a hacerlo mal y a crear más problemas de los que ya existen.
Mientras que al estudiar el coste de tus empaquetados en tiempos "normales", al ser previsor, das un paso atrás y tienes más conocimiento de lo que se puede optimizar y de lo que será rentable para tu negocio.
¿Cómo?
Haz una evaluación de tus costes de empaquetado cada seis meses siguiendo los consejos que te damos a continuación.
Ve el panorama general de tus costes
De nuevo, esto parecerá ciertamente obvio una vez que te lo hayan dicho.
Pero aún así.
El cálculo y la reducción de los costes no sólo tienen que ver con la caja de tu producto.
Para optimizar tus costes de packaging, también tienes que tener en cuenta lo que conlleva: coste del espacio de almacenamiento, las herramientas para la paquetería de los accesorios, y el método de impresión de tu packaging, etc.
Pero también el retorno de la inversión de tus empaques.
¿Por qué?
Supongamos que en algún momento decides poner plantillas para presentar mejor tus productos dentro de la caja. Sin embargo, los retiras después porque descubres que el beneficio para el cliente es escaso y los costes son demasiado altos.
Problema: un día llama un cliente y dice que su producto ha llegado dañado y quiere que le devuelvan el dinero. Y luego otro. Por no hablar de que crece el mal rollo sobre tus productos en las redes sociales.
Sí, es un coste, pero el packaging es también un poderoso activo de marketing que a menudo se subestima.
Por eso, cuando quieras optimizar el coste piensa lo más atrás posible: ¿cuáles son los costes directamente relacionados? ¿Cuál es su ROI medible? (tasa de retención, número de acciones en las redes sociales, etc.).
Por supuesto, aunque tu ROI sea muy bueno, sigues teniendo un presupuesto que no puedes superar. Te toca sopesar el uso de los recursos que te han dado y los que te siguen.
Ahora que hemos visto cómo abordar la reducción de costes de tus empaquetados, vamos a ver cómo optimizarlos para reducir los coste.
Utilizar envases a medida y reducir el peso
A menudo, ante una necesidad creciente de suministro de paquetes, la solución más fácil y rápida son los paquetes de tamaño estándar, es decir, los tamaños estándar que ofrece tu proveedor.
Por ejemplo, éste ofrece una caja de cartón de 40x20x10 cm y otra caja de 70x50x30 cm.
Tiene la ventaja de estar disponible inmediatamente y por un precio barato.
Puede ser útil para empezar, pero a largo plazo, un paquete de tamaño estándar supone un enorme coste adicional: este es innecesariamente demasiado grande para su producto (porque si fuera demasiado pequeño, simplemente no lo habría pedido).
Y pueden surgir varios problemas financieros:
Pagas por el almacenamiento extra y el transporte aéreo
Tus cajas de envío ocupan un espacio extra innecesario, así que pagas más por el almacenamiento y el transporte aéreo... Bueno, no exactamente. Pagas por el almacenamiento y envías un paquete semivacío que pesa más de lo que podría.
Pagas demasiado por tus paquetes
Todo este espacio extra significa que se está pagando por un material de empaquetado que no se utiliza.
Además, los clientes están cada vez más concientes y sensibles a las cuestiones medioambientales. Y no se apreciará el empaquetado extra. Por ejemplo, Amazon se enfrentó a un escándalo con sus cajas de gran tamaño. Hoy eso ha cambiado, ya que la empresa de Jeff Bezos anima a sus empleados a filmar cuando empaquetan los productos y a difundir el proceso de embalaje en Tiktok.
Y eso también puede afectar a tu reputación y, por tanto, a sus ventas.
Es posible que pagues por el relleno innecesario
Podría pasar que los materiales para evitar que el producto se dane o mueva sea inecessario y solo eleven los costes. Este acolchado no sólo supone un coste adicional, sino que además tu operario de empaquetado tardará más tiempo en prepararlo. Otro coste que se puede evitar.
A estas alturas debería estar claro que el remedio a todo esto es elegir un proveedor que te ofrezca un empaquetado completamente personalizado.
El empaquetado debe ajustarse a la forma de tu producto si éste no es demasiado frágil. Si lo es, entonces sí, necesita una caja un poco más grande para poner inserciones o rizos de madera, que son soluciones ecológicas.
Arriba hay un buen ejemplo de empaquetado ↑.
Otra forma de evitar costes innecesarios: los productos como los textiles, por ejemplo, suelen tener ya su embalaje.
Y en caso de que se trate de una tienda de comercio electrónico especializada en zapatillas de deporte y calzado de calle, estos negocios por lo regular entregan el producto en cajas.
Añadir una bolsa de envío a la medida con tu marca es suficiente para protegerlos (no hace falta una caja adicional) y no te cuesta mucho.
De hecho, además de ser un envoltorio adecuado (flexible, impermeable y resistente al mismo tiempo), una bolsa de envío de plástico o bioplástico no mucho espacio y es muy ligera.
Eliminar lo que no es necesario
Añadir folletos, una tarjeta de "agradecimiento" escrita a mano o cualquier otra cosa puede tener un efecto increíble en tus ventas (te explicamos cómo a continuación)... Pero también puede afectar seriamente a tu presupuesto.
Intenta eliminar lo innecesario.
Como se ha visto en el punto 1, hay que tener en cuenta lo que estos elementos pueden aportar en términos de ventas.
Por eso es tan importante medir el ROI de estos folletos, el acabado brillante de tu empaquetado, etc.
Desde que pusiste esta tarjeta de agradecimiento en la caja, ¿han aumentado las acciones de unboxing en las redes sociales? ¿Ha aumentado tu tasa de retención? ¿Cuánto te cuesta? ¿Cuánto tiempo tarda tu encargado en recoger los pedidos y añadir un folleto?
Si la decisión es difícil de tomar, considera que puedes "mantener" lo que estabas haciendo, pero hacerlo de forma diferente para reducir tus costes.
Por ejemplo, si añades una pequeña nota en cada caja, tal vez en lugar de eso podrías imprimirla dentro.
El efecto sobre el cliente será el mismo (satisfacción y fidelidad) y esto reduce tus gastos.
Quitar lo que no se necesita también puede significar eliminar el relleno. Como se ha visto en el punto 3, es posible que se utilice simplemente para proteger el material dentro de la caja.
Si tu producto no es frágil, considera la posibilidad de ajustar el tamaño.
O una solución intermedia que también te ahorrará dinero puede ser optar por inserciones que utilicen menos material y mantengan tu producto en su sitio con la misma eficacia (o incluso más).
Además, un inserto colocado en la caja es más fácil y rápido de colocar que el papel kraft, por ejemplo, y, por tanto, también es indirectamente más barato.
Con todos estos consejos relacionados con el propio empaquetado, ya tienes suficiente para reducir tu presupuesto.
Ahora veamos cómo reducir los costes del proceso.
Reducir el tiempo de empaquetado
¿Ha pensado alguna vez en optimizar el fulfillment de tus pedidos, especialmente la fase de empaquetado?
¿El personal de preparación de pedidos tiene mucho que hacer para empaquetar tus productos? ¿El empaquetado está en el lugar adecuado? ¿Es fácil de cerrar? ¿Hay algún paso que se pueda saltar en el proceso?
Por ejemplo, tu operador de recolección sella tus cajas de envío con cinta adhesiva. Pero si optas por una caja de envío con cinta autoadhesiva, tendrías 2 ventajas:
- El coste del propio empaquetado podría optimizarse
- El tiempo de empaquetado podría reducirse (y el tiempo es dinero).
Mantén tu maquinaria
Sin duda, no es lo primero en lo que piensas cuando intentas reducir tus costes de envasado.
Sin embargo, los aparatos que no se les da una buena manutención, no se actualizan o se sustituyen perjudican tu presupuesto a largo plazo.
Imagina, por ejemplo, que no utilizas un dispensador para sellar tus cajas de envío. Esto podría traerte dos problemas:
- Cortar la cinta a mano es más largo que con un dispensador de cinta. Se pierde tiempo y, por tanto, dinero.
- El día que tu operador de picking sufra algún accidente, desgraciadamente todo el proceso de repartición se verá retrasado.
Y es obvio que nadie desea este tipo de accidentes ni retrasos. Por eso merece la pena invertir en equipos útiles y garantizar un buen mantenimiento de todo, desde las carretillas elevadoras hasta los dispensadores de cinta adhesiva y el calzado de seguridad.
Si no realiza un mantenimiento suficiente de las herramientas y máquinas, no sólo tendrás que pagar una reparación, sino también el tiempo perdido por la falta disponibilidad de las mismas o por el accidente que provoquen. Porque inevitablemente llegará el día en que haya un problema técnico.
Capacita a tu personal
El personal de tu empresa es a la vez un recurso valioso y uno de los mayores costes.
Si tu personal de picking no tiene las habilidades adecuadas, te costará dinero por un resultado no optimizado, o incluso te creará problemas que a su vez te costarán más y aumentarán tus gastos de embalaje.
Es importante que tengas el personal adecuado por tres razones:
- Para que pueda ser eficaz y rápido en la preparación de pedidos y el empaquetado de tus productos. Saber utilizar las herramientas y máquinas es esencial.
- Esto es seguro para la persona y además aumenta la fluidez del proceso de empaquetado y preparación de pedidos.
- Para cumplir con las leyes relativas a la salud y seguridad del personal. Ciertos procesos y medidas de seguridad son obligatorios y deben estar documentados.
Pedir a menos proveedores
Reducir el número de proveedores de paquetería puede no ser el consejo más intuitivo.
En efecto, tener varios proveedores te permite competir y elegir el más barato para cada elemento de tu empaquetado: uno para las cajas, otro para los insertos, otro para las bolsas de envío, etc.
Sin embargo, un proveedor que se posiciona como "low-cost" se arriesga a fabricar sus envases con una calidad inferior. Y a la larga, esto puede costar más de lo que podría ganar.
Otra ventaja es reducir el número de proveedores de packaging y optimizar la capacidad de adaptación a los cambios. Imagina que cambia el tamaño de tus cajas para que se adapten mejor al producto, eso significa:
- Contactar con otros proveedores (de plantillas y bolsas de envío) para que también cambien su tamaño.
- Estudiar y validar la oferta de otros proveedores, la cual puede ser revisada al alza en la nueva talla porque es más rara o más complicada de producir.
- Esperar a recibir todos los elementos de su paquete (que no necesariamente llegarán juntos)
- Comprobar y verificar que el tamaño de los elementos de envasado es el adecuado y que son compatibles entre sí, lo que resulta menos evidente si los productos no proceden del mismo proveedor.
Al recurrir a un solo proveedor de empaquetado, tienes una sola persona de contacto con la cual podrás coordinar más fácilmente todas tus necesidades de empaquetado y garantizar la calidad y la compatibilidad de tus productos.
Por último, aunque algunos elementos sean más caros con su único proveedor que con otros, no olvides que puedes beneficiarte de los precios al por mayor.
Tener un proveedor único tiene entonces varias ventajas:
- Ahorro de tiempo
- Garantizar la calidad de tus empaques y accesorios
- Simplificar su relación y pedidos
- Disponer de elementos de empaquetado coherentes y compatibles entre sí
- Ahorrar dinero gracias a los precios al por mayor
Sigue tu stock de packaging
El stock de paquetes, al igual que cualquier otro, debe controlarse y, en el mejor de los casos, funcionar "justo a tiempo".
Un exceso de existencias supone una inmovilización de dinero y costes adicionales de almacenamiento. Unas existencias demasiado escasas suponen el riesgo de que tu cadena de suministro se rompa y los clientes no puedan realizar las entregas.
Por eso es esencial supervisar las existencias de paquetes. Es necesario tener visibilidad sobre el tiempo que durarán las existencias, y hacer los pedidos a tiempo. Y esto, en cantidades calculadas, para que no haya un exceso de existencias.
Por eso es importante conocer el plazo de entrega de tu proveedor: entre el momento en que haces un pedido y el momento en que se lo entregan, ¿cuánto tiempo hay?
Si dispones de presupuesto, la forma más sencilla de hacerlo es utilizar un software que te permita activar automáticamente un nuevo pedido de empaquetado cuando se alcance un umbral mínimo. O recibir una alerta cuando sus existencias alcancen un umbral crítico, y renovar el pedido en unos pocos clics.
Es una inversión, pero te ahorrará tiempo en la comprobación de tus existencias y, por tanto, dinero a largo plazo.
Reduce tus costes de empaquetado en dos palabras
Si observas con atención, hay muchas formas de reducir tus costes de empaquetado.
Pero, como decíamos en el punto 2, reducir drásticamente los costes no es necesariamente una buena idea.
No es que no sea necesario. Si has leído este artículo, esa era la idea.
Pero no olvides relacionar tu presupuesto con lo que tu empaque, como herramienta de marketing, puede hacer por tu negocio.
Porque al final, si ves que tu presupuesto de packaging es considerable, pero a cambio, multiplica tu tasa de retención y hace que tu marca sea viral en las redes sociales, entonces merece la pena.
Al elegir a Packhelp como tu proveedor de packaging, podrás diseñar un packaging totalmente adaptado a tus productos (calidad, dimensiones, materiales, etc.), a la vez que te beneficias de precios al por mayor y de un soporte personalizado para llevar tu proyecto a lo más alto.
