Visibilidad de los datos del almacén en el comercio electrónico

La visibilidad del inventario y la visión general en tiempo real de los procesos del almacén nunca han sido tan importantes como ahora. Debido a las continuas interrupciones de la cadena de suministro, las empresas de e-Commerce necesitan hacer un seguimiento más exhaustivo de sus stocks y procedimientos logísticos. Además, el fulfillment barato y rápido se ha convertido en un factor de compra crucial para la clientela.

Este artículo te informará sobre las métricas y estrategias más importantes para garantizar procesos fluidos, transparentes y eficientes. Aprenderás sobre dos áreas principales:

• Datos clave para la transparencia de la calidad del almacén
• Métricas cruciales para tener una visión general como comerciante

Las métricas de almacenamiento más importantes para garantizar una alta calidad logística

Los siguientes aspectos son cruciales para gestionar un almacén de forma eficiente. Por lo tanto, si manejas la logística de tu comercio electrónico internamente, deberías hacer un seguimiento de estos datos. Si has subcontratado el fulfillment o tienes previsto hacerlo, llega a un acuerdo con tu socio logístico de unos umbrales mínimos o acuerdos de nivel de servicio (SLA) para esos parámetros. Esto te permitirá seguir y medir la calidad de los servicios que estás pagando.

• Exactitud del inventario (nivel de existencias físicas frente a las reservadas)
• Precisión en la preparación de pedidos
• Rotación de stocks
• Tiempo de ciclo del almacén
• Defectos por cada 1000 pedidos

Exactitud del inventario

Como empresa de comercio electrónico, no existe nada más frustrante que poder realizar una venta pero no poder enviar los productos por falta de existencias. La pérdida de ingresos, clientes insatisfechos, las penalizaciones de los mercados y los comentarios negativos sobre los servicios que ofreces son algunas de las consecuencias.

Para evitar que eso ocurra, siempre hay que tener una visión general de los niveles de inventario y existencias. Tanto si gestionas tu propio almacén como si trabajas con un socio, la gestión del inventario es fundamental. Y se define como la coherencia entre el nivel real de existencias y lo que aparece en tus sistemas. 

Asegúrate de no sólo de tener una visión general de tu inventario físico, sino también de tener en cuenta los niveles de existencias reservadas.

Precisión en la preparación de pedidos

Una vez que puedas confiar en tus datos sobre los niveles de inventario, entra en juego otra métrica crucial: la precisión en la preparación de pedidos. Si tu configuración de fulfillment no puede garantizar la precisión del 100% o cerca de esta métrica, te enfrentarás a grandes problemas.

La precisión de la preparación de pedidos define cuántos de tus pedidos se han recogido correctamente en comparación con el número total de ellos. Las posibles fuentes de error son los errores humanos al hacer el picking, al introducir los productos o los problemas técnicos.

Asegúrate de comprobar los procesos y actualizar tu configuración técnica para evitar a toda costa los errores en este sentido.

Rotación de existencias

La rotación del inventario es el número medio de veces que vende y repone tu inventario por período. Esta métrica te permite comprender la eficiencia de tus niveles de existencias. Los índices de rotación bajos equivalen a una gran inversión en inventario, mientras que los índices de rotación altos equivalen a una baja inversión en tus existencias. 

Para calcularlo, se dividen los costes de los productos vendidos (no los ingresos) entre el coste medio de las existencias.

Duración del ciclo del almacén

Esta métrica te permite ver la rapidez con la que trabaja tu socio de almacén. Por lo tanto, es una de las que deben acordarse los SLA. El tiempo de ciclo del almacén muestra el tiempo que transcurre entre el envío de un pedido y la entrega del paquete a la empresa de transporte.

Defectos por cada 1000 pedidos

Mi abuela solía decir que no se puede hacer una tortilla sin romper los huevos, y dondequiera que se trabaje, no se pueden excluir los errores. Como todavía hay que asegurarse de mantenerlos al mínimo, es importante hacer un seguimiento de los defectos. En la mayoría de los almacenes, esta métrica se mide por defectos por cada 1000 pedidos. Obviamente, una logística de alta calidad dará como resultado una cifra cercana a cero.

Asegúrate de estar al tanto de las cosas y responsabiliza a tu colega de las cifras divergentes.

5 métricas clave que debe vigilar un comerciante de comercio electrónico

Independientemente de si gestionas tus propios almacenes o si has subcontratado tu fulfillment, las siguientes métricas son clave para mantener tu negocio operativo estable.

• Coste contable de las existencias
• Duración del ciclo de la cadena de suministro 
• Relación entre existencias y ventas
• Tiempo de ciclo de los pedidos de los clientes
• Costes por pedido

Coste contable de las existencias

Aunque muchas empresas de comercio electrónico tratan de aumentar sus beneficios principalmente mediante el incremento de los ingresos, a menudo se pasa por alto el potencial de reducción de costes. Una gran parte de los costes, en muchos casos, gira en torno al almacenamiento de tus productos. El coste de las existencias tiene en cuenta la mano de obra, la inmovilización, los costes energéticos, el transporte de entrada, los fletes, los seguros y otros aspectos similares.

El seguimiento de esta métrica te permite tener una idea clara de la magnitud de los costes operativos y de dónde ahorrar dinero. Evidentemente, un mayor nivel de existencias conlleva naturalmente mayores costes. Como suele ocurrir con el inventario, es un acto de equilibrio para encontrar el punto medio perfecto de no almacenar ni demasiado ni poco.

Duración del ciclo de la cadena de suministro 

Para evaluar el riesgo de que las existencias sean escasas, el tiempo de ciclo de la cadena de suministro será de gran ayuda. Determina el tiempo que te lleva llenar tus stocks. Cuanto más corto sea el tiempo de este KPI, mejor será la gestión interna de tu cadena de suministro y más riesgo podrás asumir con niveles de inventario más bajos. Si el tiempo del ciclo de la cadena de suministro es largo, puede ser mejor tener en cuenta los costes más altos para abastecer tu inventario.

Relación entre existencias y ventas

Al igual que la rotación del inventario, es un medio para mantener una visión general de los niveles de existencias. En este caso, sin embargo, los ingresos son un factor decisivo. Para calcularlo, divide el nivel medio de existencias entre tus ventas netas.

Si, por ejemplo, se hace un seguimiento mensual de esa métrica, una cantidad de 3,5 significa que se tiene (teóricamente) suficiente inventario para los próximos 3,5 meses. Obviamente, esto puede cambiar sustancialmente cuando hay diferencias estacionales o similares.

Costes por pedido

Los costes por pedido son una métrica sencilla, pero crucial. Tienen un efecto directo sobre su margen y debe ser vigilado de cerca. Si tus costes por pedido aumentan, tienes que tomar una decisión difícil. Si tu margen es lo suficientemente alto, entonces puedes decidir asumir los costes más elevados y obtener menos beneficios por pedido. Otra posibilidad es aumentar el precio del producto, aumentar los gastos de envío para tus clientes o intentar disminuir el coste de los pedidos. Además de los cambios en tu configuración operativa, puedes intentar realizar ventas cruzadas de productos. Normalmente, cuando se envían varios productos por pedido, el coste por producto realizado disminuye.

Duración del ciclo de los pedidos de clientes

Mientras que la mayoría de las métricas mencionadas se rastrean internamente, el tiempo de ciclo de los pedidos de tus clientes es uno de los factores más importantes y visibles. Examina la rapidez con la que tus pedidos serán entregados en sus puertas. Obviamente, cuanto más rápido, mejor. Si ve que este KPI cambia a peor, actúa en consecuencia y averigüa cómo volver a la pista rápidamente.

Seguimiento inteligente y comunicación transparente: la clave de la satisfacción tras la compra

Un seguimiento exhaustivo de los datos cruciales del almacén te permitirá estar al tanto de las cosas y operar con una configuración logística más eficiente. Además, el seguimiento de las métricas pertinentes te permitirá transmitir información relevante a tus clientes, qué es una de las áreas más olvidadas para diferenciarse de la competencia.

Aunque la gran mayoría de las marcas de comercio electrónico estarán de acuerdo en que la experiencia posterior a la compra es uno de los factores clave para la satisfacción del cliente y, por tanto, para que vuelva, según Parcel Perform, más de 4 de cada 5 clientes afirman estar decepcionados con el servicio recibido. Las empresas inteligentes ven que hay un enorme potencial para superar a sus competidores.

La transparencia es clave para la satisfacción posterior a la compra. También lo es la comunicación clara después de la venta. Tus clientes quieren tener una imagen clara de lo que ocurre en el almacén y más allá. Para la primera parte, trabajar con byrd te permite automatizar estas tareas.

¿Deseas proporcionar información sobre el pedido en lo que respecta al estado de recogida y empaquetado? No hay problema. ¿Quieres saber cuándo se ha entregado el paquete a un proveedor de servicios de entrega? Muy fácil.
Si quieres evitar problemas con direcciones erróneas, te encantará la función de validación de direcciones. Además, puedes cambiar la dirección del pedido mientras esté pendiente. 

Una vez que el paquete se entrega a un transportista, aumenta la alegría de la anticipación, pero también el hambre de actualizaciones. En esta situación, querrás mantener a l@s compradores cerca y ofrecerles una solución de seguimiento personalizada en lugar de limitarte a enviarles el enlace de seguimiento de DHL, UPS y compañía. Uno de esos proveedores con los que querrás hablar a la hora de optimizar esta parte de la comunicación posterior a la compra es Parcel Perform.

La comunicación transparente desde el momento en que se realiza el pedido, pasando por los procesos en el almacén y finalmente durante el trayecto del paquete, aumentará sustancialmente las posibilidades de fidelizar a un cliente.