Les systèmes ERP pour le e-commerce

Chaque dirigeant ou responsable en a fait l'expérience : les différents services d'une entreprise font "leurs trucs", parlent dans leur coin et ne parviennent tout simplement pas à transmettre l'information à tout le monde. Il est donc difficle de faire co-participer tout le monde aux derniers développements de l'entreprise. Cela entraîne une perte d'efficacité et provoque continuellement des coûts élevés. Selon une étude, les coûts d'une mauvaise communication pour les entreprises de 100 employés s'élèvent en moyenne à 420 000 dollars par an. Grâce aux systèmes ERP, les entreprises de e-commerce qui connaissent une croissance rapide peuvent surmonter avec succès ces difficultés.

C'est précisément pour cette raison que de plus en plus d'entreprises du e-commerce se penchent sur les systèmes ERP. Cependant, il y a encore trop souvent un manque de clarté sur ce sujet. C'est pourquoi, nous avons écrit cet artcile dans le but d'aider les décideurs à avoir une meilleure vue d'ensemble sur ce sujet.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Le terme ERP est probablement familier pour beaucoup de monde dans le milieu professionnel. Mais de quoi s'agit-il exactement ?

ERP signifie Enterprise Resource Planning. C'est un progiciel de gestion intégré inter-fonctions (cross-fonctionel) qui soutient toutes les unités commerciales d'une organisation. L'ERP aide à gérer les processus commerciaux des différents départements et fonctions de l'entreprise par le biais d'une application centralisée. Ainsi, tous les services disposent, à tout moment, d'informations actualisées. Il facilite une plus grande transparence et une action unifiée au sein de votre entreprise de e-commerce.

Une comparaison avec un système d'exploitation illustre bien les systèmes ERP. Par exemple, vous avez Windows sur votre ordinateur ou iOS sur votre smartphone. Ces systèmes vous permettent d'installer et d'utiliser diverses applications sur ces appareils. De même, un système ERP sert également de plateforme pour vos diverses "applications" telles que le marketing, la comptabilité, les ressources humaines, les ventes, la gestion des stocks et autres.

Pourquoi et quand utiliser un ERP e-commerce ?

Les boutiques en ligne en pleine expansion finissent souvent par arriver au point où elles se demandent si tous les processus fonctionnent efficacement. Cela conduit souvent au constat que les processus ne sont pas optimaux et, par conséquent, des ressources financières et temporelles considérables sont gaspillées. Par exemple, en raison d'un manque de communication entre les services, certaines activités sont réalisées deux fois et n'apportent donc aucun avantage supplémentaire malgré tous les efforts déployés. Pour la plupart des entreprises, c'est dans les domaines suivants que le bât blesse :

• Les données doivent êtres saisies manuellement
• Les données ne sont pas à jour et les obtenir demande des efforts auprès d'autres services
• Les flux inter-services sont inefficaces
• Les rapports ne sont pas optimisés
• Il est difficile de suivre les KPI importants

Le manque de données fait que les erreurs passent souvent inaperçues. Un système ERP permet de suivre les différentes évolutions pour pouvoir réagir en temps réel. On peut comparer ça à la capacité à contrôler le moteur d'une voiture en marche et donc de décider à temps s'il faut s'arrêter sur le bord de la route ou amener la voiture au garage. Appliqué à une entreprise de e-commerce, les décisions de gestion peuvent être prises en examinant la boutique en ligne de manière globale.

Est-ce que les entreprises de e-commerce doivent utiliser un ERP ?

Comme c'est souvent le cas, il n'y a pas de réponse universelle à cette question. La décision doit être prise au cas par cas, en fonction des entreprises. Ce qui est certain, cependant, c'est qu'un système ERP peut simplifier de nombreux processus, notamment dans le domaine du commerce en ligne. La meilleure façon d'illustrer son utilité est de prendre un bref exemple :

Imaginez que vous vendez des ballons de football. Lorsqu'un client effectue un achat sur votre boutique en ligne, un système ERP enregistre toutes les données nécessaires sur votre client et les stocke dans une grande base de données. Dans le même temps, le système vérifie automatiquement si le ballon est en stock. Après confirmation, sans perte de temps ni d'effort humain, le produit est virtuellement mis de côté. L'information est transmise à la personne responsable de l'expédition. En plus de ça, l'adresse d'expédition, la liste de colisage et l'étiquette d'expédition sont transmises, toujours en temps réel et sans aucun effort manuel. Au même moment, le stock est mis à jour et la production est informée qu'il faut produire davantage de marchandises. Dans le cas où vous êtes un retailer omni ou multicanal, la complexité de ces processus augmente de façon exponentielle, rendant souvent un système ERP indispensable.

Ce simple exemple donne une idée du potentiel d'un système ERP dans le domaine du e-commerce. Même si cela ne signifie pas que chaque e-commerçant devrait utiliser un tel système pour le traitement des commandes. Même s'il existe d'autres outils d'automatisation tels que Zapier, un système ERP est, dans de nombreux cas, une solution viable pour les boutiques en ligne.

Intégration et connexion des plateformes e-commerce aux ERP

Les boutiques en ligne ont généralement besoin de trouver un ERP qui a une connexion ou une intégration avec leur plateforme e-commerce, comme par exemple Shopify, Magento ou Plentymarkets. Il faut tout d'abord faire la distinction entre intégration et connexion, qui sont souvent utilisées à tort comme synonymes. En effet, une intégration va bien plus loin qu'une connexion. Cela présente à la fois des avantages et des inconvénients.

Pour mieux comprendre le concept, on peut l'illustrer par une comparaison. Dans cette comparaison, vous pouvez considérer l'intégration comme le fait d'avoir un colocataire dans un appartement. Il ou elle partage avec vous le salon, la cuisine et la salle de bain. Vous vous voyez presque tous les jours, dans le meilleur des cas vous pouvez faire vos courses en commun et partager le loyer. Cependant, cette cohabitation peut également être source de frictions. Par exemple, vous n'avez peut-être pas la même conception de la propreté, ou l'un de vous apprécie les matinées calmes, tandis que l'autre apprécie des soirées plus détentes. Vous devez donc faire attention à la personne avec laquelle vous emménagez.

Une connexion est comparable à une aide extérieure. On peut comparer à cela, par exemple, à une personne qui vous aide pour le ménage. Le risque de conflit est moindre tout comme la nécessité d'adaptation. La personne fait le travail et repart ensuite. C'est donc plutôt superficiel et peu compliqué, mais le degré d'implication et de proximité est moins fort.

Qu'il s'agisse d'une connexion ou d'une intégration, la plupart des systèmes ERP sont compatibles avec un grand nombre de plateformes e-commerce, tels que Shopify, WooCommerce, Shopware, Magento et bien d'autres.

Les avantages des ERP

Que vous optiez pour l'intégration ou la connexion de votre plateforme e-commerce avec un système ERP, tirer le meilleur parti de cette optimisation devrait être une priorité. Dans cette partie, nous mettons en évidence certains des avantages que l'ERP peut apporter :

• Sauvegarde de toutes les données de l'entreprise en un seul endroit
• Automatisation de certains processus de travail
• Information intégrée entre tous les services
• Accélération de la collaboration entre les différents services
• Suivi précis des stocks et des ventes facilité
• Création d'un point unique d'analyse et de rapport
• Une source d'information interne unique et fiable
• Élimination de certains logiciels
• Intégration des systèmes et des services
• Normalisation des processus

En règle générale, l'utilisation des ERP est double. Il s'agit de stocker les informations internes de manière centralisée afin de faciliter l'accès à celles-ci, et d'accroître l'efficacité en simplifiant et en automatisant les procédures. Le moment où vous devez utiliser un tel système ou non dépend des facteurs suivants :

• La personnalisation : complexité des tâches d'intégration
• La croissance : avez-vous besoin d'une solution qui s'adapte à la croissance des volumes de commandes, des clients et des produits ?
• Les clients : qui sont vos clients ? Vendez-vous à des clients de type B2C, B2B ou les deux ?
• Les ressources techniques internes ou externes : avez-vous des personnes (par exemple, des informaticiens ou des développeurs) ayant les compétences techniques nécessaires pour vous aider dans votre projet ?
• L'aspect financier : dans quelle mesure le projet peut-il être réalisé et pour quels objectifs ?

De plus, selon le rapport 2018 de Panorama sur les ERP, les entreprises citent les 5 principales raisons suivantes d'utiliser un ERP :

• Améliorer les performances de l'entreprise
• Préparer l'entreprise à la croissance
• Réduire le fonds de roulement
• Améliorer le service client
• Faciliter le travail des salariés

Bien que les chiffres ne soient pas totalement à jour, ces résultats donnent une bonne indication.

Les inconvénients des ERP

Il ne faut pas sous-estimer l'effort que représente l' intégration d'un système ERP. Cela peut être long, coûteux et difficile pour transférer les données et maintenir un certain niveau de qualité au fil du temps.

Implémentation

Un ERP n'est pas implémenté dans une entreprise du jour au lendemain. Sa mise en œuvre nécessite du temps et des efforts considérables. Si vous optez pour un tel progiciel, planifiez tout de manière réaliste. N'oubliez pas que tout ne se passe pas toujours comme prévu. Dans le rapport cité précédemment, seules 21% des entreprises interrogées ont déclaré avoir terminé la mise en œuvre dans les délais prévus.

Formation des collaborateurs

Pour qu'un tel système fonctionne, chaque collaborateur doit être informé de sa mise en œuvre et capable de l'utiliser par la suite. Cela nécessite souvent une formation. Il est essentiel que chacun comprenne comment fonctionne l'ERP et pourquoi il doit être utilisé. Il n'est pas rare que des collaborateurs résistent à l'idée de passer à un environnement partagé. Cela limite considérablement l'efficacité d'un ERP.

Des avantages pas immédiatement visibles

La mise en œuvre souvent coûteuse et complexe ne porte pas immédiatement ses fruits. La clé est ici de rester patient et d'avoir des attentes réalistes. Dans la plupart des cas, les avantages ne se manifestent qu'à long terme. Selon les recherches menées par le groupe Aberdeen, les systèmes ERP atteignent leur plein potentiel au bout de 7 ans.

Personnalisation et ajustements

La possibilité de personnaliser les ERP est à la fois un avantage et un inconvénient. D'une part, cette option est l'une des raisons de son utilité, mais d'autre part, elle peut aussi s'accompagner d'inconvénients et de problèmes. Plus vous souhaitez personnaliser votre environnement, plus vous allez consommer de ressources. De plus, les éventuelles mises à jour peuvent rendre la chose plus complexe. En règle générale, il faut partir sur 20% d'ajustements et de personnalisation de votre environnement ERP. C'est pourquoi, dès le départ, il est important de choisir le bon système pour toutes vos activités et tous vos services.

Complexité

Il ne fait aucun doute que les ERP peuvent être un outil puissant pour développer une entreprise. Toutefois, les nombreuses possibilités entraînent également un niveau de complexité élevé. Souvent, les systèmes sont trop vastes et trop complexes pour cerner efficacement les processus d'une entreprise. Dans ce cas, certains de vos collaborateurs peuvent résister à l'utilisation d'un nouvel ERP en raison de la complexité de ses fonctionnalités.

Quels sont les coûts d'un ERP pour une entreprise de e-commerce ?

En général, les coûts dépendent de nombreux facteurs. Parmi ceux-ci, on peut citer :

• La taille de votre entreprise
• La structure de votre entreprise
• ERP cloud vs. ERP interne
• Si vous souhaitez intégrer un logiciel existant au nouvel ERP

Coûts du progiciel

Le prix est le principal inconvénient d'un système ERP pour de nombreuses entreprises de e-commerce. C'est souvent l'argument décisif contre sa mise en œuvre. Si vous décidez d'utiliser un système sur site (On Premises), les coûts peuvent rapidement atteindre cinq chiffres. Pour les petites et moyennes entreprises en particulier, mais pas seulement, il s'agit de dépenses considérables. Les coûts de mise en œuvre élevés peuvent être contournés par des systèmes basés sur le cloud. Cependant, cela entraîne des coûts mensuels à intégrer dans votre budget. C'est donc une solution très intéressante à court terme, mais à long terme, elle pourrait être la plus coûteuse. Compte tenu de l'investissement, cette décision doit donc être mûrement réfléchie. De plus, la crainte de la perte de données et les préoccupations de sécurité sont également parmi les principales raisons d'opter pour une solution long terme.

Coûts d'implémentation et de maintenance

Si vous pensiez que le coût d'achat du logiciel est le principal centre de coûts, vous vous trompez malheureusement. Si vous tenez compte du temps passé par les collaborateurs et les coûts récurrents pour faire fonctionner le système, vous vous retrouvez avec une liste de dépenses supplémentaires importante. Souvent, vous devez même embaucher de nouvelles personnes pour la maintenance et le développement.

En 2018, une étude a montré que, près des deux tiers des personnes interrogées, (issues de nombreux secteurs, principalement l'industrie manufacturière 43%, le commerce de détail et la distribution 11%, la finance, l'assurance et l'immobilier 11%, et les technologies de l'information 10%) ont dépassé les coûts prévus dans leur budget. Les principales raisons de ce dépassement sont les suivantes :

• Problèmes techniques/organisationnels imprévus (45%)
• Planification budgétaire irréaliste (43%)
• Exigences technologiques supplémentaires (41%)

C'est pourquoi vous devez tenir compte de ces aspects lors de la planification, afin de ne pas avoir de mauvaises surprises. De plus, vous pouvez faire économiser à votre entreprise une somme d'argent considérable si vous négociez habilement. Selon le rapport 2020 du Panorama Consulting Group, l'année dernière, le coût d'achat d'un système ERP pour les petites et moyennes entreprises a été réduit de 27% en moyenne au cours du processus de négociation.

Quel ERP choisir ?

Si vous avez examiné les avantages et les inconvénients d'un système ERP, vous avez probablement déjà une tendance concernant la mise en œuvre ou pas d'un tel système. Cette décision doit être particulièrement bien réfléchie. Selon les experts, un grand nombre de décideurs ne se rendent pas compte de la portée d'une telle décision. De plus, dans de nombreux cas, l'absence d'options de comparaison rend la décision encore plus difficile.

C'est pourquoi nous avons établi une liste de quelques fournisseurs d'ERP connus et moins connus pour les entreprises de e-commerce. Veuillez toutefois noter qu'il existe également de "petites" solutions non mentionnées qui pourraient être mieux adaptées à vos besoins. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet en cliquant sur les liens correspondants. Ce comparateur peut également vous aider dans votre recherche de la solution optimale.

Sage Intacct

SAP

Oracle Database

weclapp

Microsoft

Infor M3

Brightpearl

DATEV

Odoo