Warenlager in Deutschland: der Zeitplan für USt-Nummer, EORI undLUCID, den niemand einplant

Wer beim Markteintritt in Deutschland in Schwierigkeiten gerät, kennt die Steuerregeln in dem Moment meistens ziemlich genau. Der Fehler liegt Monate zurück und steckt in der Reihenfolge.

Typischer Ablauf: Du buchst Lagerkapazität, organisierst die Fracht, und irgendwann zwischen Buchung und erster Anlieferung fragt jemand nach der deutschen Umsatzsteuer-Nummer. Dann stellt sich heraus, dass die Registrierung hätte laufen müssen, bevor sich die Paletten bewegen. Die Ware kommt an, verkaufen kannst Du nicht, Rechnungen nicht sauber stellen auch nicht, und alle schauen auf den Logistikpartner, der nichts falsch gemacht hat.

Schwierig ist keine dieser Registrierungen. Eine davon dauert nur lange, und genau die wird meistens zuletzt gestartet. Hier ist die Reihenfolge, mit einem Kalender, den Du rückwärts rechnen kannst.

Warum Lager in Deutschland alles ändert

Für die deutsche Umsatzsteuer bist Du ein ausländisches Unternehmen, sobald Dein Sitz nicht in Deutschland liegt. Für eine österreichische oder schweizerische Gesellschaft gilt das genauso wie für eine amerikanische.

Solange Du aus Österreich an deutsche Privatkunden verkaufst und die Ware auch aus Österreich verschickst, ist das Fernverkauf. Dafür gibt es die EU-weite Schwelle von 10.000 EUR und dahinter den One Stop Shop. Du meldest weiter zu Hause, eine deutsche Registrierung brauchst Du nicht.

Das kippt in dem Moment, in dem Deine Ware in einem deutschen Lager liegt. Dann verkaufst Du aus Deutschland heraus an deutsche Kunden, und das ist eine Inlandslieferung. Steuerpflichtig ab dem ersten Auftrag, eine Schwelle gibt es dafür nicht. Der One Stop Shop hilft Dir hier auch nicht weiter, dafür ist er nicht gemacht.

Bei Marktplätzen kommt der Druck noch früher. Seit Juli 2021 haftet der Betreiber für Deine Umsatzsteuer, wenn er Dich ohne gültige Angaben verkaufen lässt. In der Praxis sperrt der Marktplatz Deine deutschen Angebote, lange bevor das Finanzamt überhaupt von Dir gehört hat.

So oder so: die deutsche Umsatzsteuer-Nummer muss vor der Ware da sein.

Die drei Registrierungen

EORI-Nummer. Deine Identität gegenüber dem Zoll. Wenn Du in der EU sitzt, hast Du sie sehr wahrscheinlich schon, denn eine EORI-Nummer gilt EU-weit. Als österreichisches Unternehmen brauchst Du also keine zweite für Deutschland. Sitzt Du in der Schweiz, brauchst Du eine EU-EORI, und die beantragst Du dort, wo Du zuerst eine Zollanmeldung abgibst.

Deutsche Umsatzsteuer-Registrierung. Der kritische Pfad. Sie bestimmt Deinen Starttermin, deshalb geht es im nächsten Abschnitt um nichts anderes.

Verpackungsregistrierung (LUCID). Pflicht, bevor Du verpackte Ware in Deutschland in Verkehr bringst, zusammen mit einem Vertrag bei einem dualen System. Schnell erledigt, und es wird kontrolliert. Marktplätze prüfen den Eintrag, Fulfilment-Dienstleister zunehmend auch.

Wie lange dauert die deutsche Umsatzsteuer-Registrierung?

Vom eingereichten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bis zur Steuernummer solltest Du realistisch vier bis acht Wochen einplanen. Schneller kommt vor. Länger leider auch, und dann liegt es fast immer an denselben drei Dingen.

Das falsche Finanzamt. Dein Finanzamt suchst Du Dir nicht aus. Für Unternehmen ohne Sitz in Deutschland ist es nach dem Sitzstaat festgelegt: österreichische Gesellschaften kommen zum Finanzamt München, schweizerische und liechtensteinische zum Finanzamt Konstanz. Eine Einreichung beim falschen Amt kann zu Verzögerungen führen, weil die Eingabe zunächst an das zuständige Finanzamt weitergeleitet werden muss. Abgelehnt wird dabei nichts. Auf dem Weg gehen aber auch mal Unterlagen verloren, und die Bearbeitungszeit verlängert sich schlicht.

Der Rückfragebrief. Fehlt in der Akte etwas, hörst Du zunächst gar nichts. Dann kommt ein Brief mit Fragen, und die Uhr steht still, bis Du antwortest. Am häufigsten geht es um die geplante Tätigkeit in Deutschland, um Nachweise, dass das Unternehmen tatsächlich operativ tätig ist, und um die Bestätigung von Kontaktdaten und vertretungsberechtigten Personen. Wer diese Punkte vor der Einreichung aufbereitet, bekommt den Brief oft gar nicht.

Unterschriften. Manche Finanzämter bestehen bei der Vollmacht für den steuerlichen Vertreter weiterhin auf einer handschriftlichen Unterschrift und lehnen eine getippte oder rein elektronische ab. Wir haben Registrierungen genau daran Wochen verlieren sehen. Kläre vorab, welchen Standard Dein Amt anlegt, bevor etwas in die Post geht.

Der 12-Wochen-Countdown

Nimm Deinen geplanten Starttermin und rechne rückwärts.

Zwölf bis zehn Wochen vorher. Entscheide, welche Gesellschaft das Deutschlandgeschäft trägt, und sammle die Unterlagen: Registerauszug, Gesellschaftsvertrag, Ausweis der vertretungsberechtigten Person, Nachweise über die tatsächliche Geschäftstätigkeit. Bei Gesellschaften außerhalb der EU kommen je nach Amt Beglaubigungen oder Apostillen dazu, und dafür stehst Du wieder bei einer anderen Behörde an. Diese Phase dauert fast immer länger, als irgendjemand einplant.

Zehn Wochen vorher. Reiche die Umsatzsteuer-Registrierung ein. Alles andere auf dieser Liste planst Du um diesen Termin herum.

Parallel dazu. EORI und LUCID. Beide hängen nicht an der Steuernummer, es gibt also keinen Grund zu warten.

Sechs bis vier Wochen vorher. Wenn ein Rückfragebrief kommt, dann jetzt. Beantworte ihn in der Woche, in der er ankommt. Von allen Hebeln auf diesen Zeitplan ist das der einzige, der vollständig bei Dir liegt.

Wenn die Nummer da ist. Trag sie in Deine Rechnungsstellung ein, gib sie jedem Marktplatz, auf dem Du verkaufst, und liefere. Womit Du rechnen solltest: der Melderhythmus startet sofort. Wie oft Du meldest, hängt von der Steuer ab, die Du im ersten Jahr erwartest. Über 9.000 EUR meldest Du monatlich, darunter vierteljährlich, und bei sehr kleinen Beträgen kann das Finanzamt ganz auf Voranmeldungen verzichten. Diese Regelung ist allerdings befristet. Sie läuft bis Ende 2026, danach gilt wieder die ältere Vorgabe, nach der jedes neu registrierte Unternehmen in den ersten beiden Kalenderjahren monatlich meldet. Ob Deine Registrierung vor oder nach diesem Stichtag fertig wird, entscheidet also mit darüber, wie oft Du im ersten Jahr meldest.

Der Launch, der klappt, und der, der nicht klappt

Eine österreichische Kosmetikmarke verlagert zum ersten Mal Ware in ein deutsches Fulfilment-Center, Ziel ist das Weihnachtsgeschäft.

In der Version, die schiefgeht, wird die Fracht Anfang August für Oktober gebucht und die Registrierungen laufen als Papierkram nebenher. Nach einer Woche ist klar, dass die deutsche Registrierung im besten Fall sechs Wochen braucht. Die Ware ist zu dem Zeitpunkt längst unterwegs. Der Oktoberbestand liegt bis in den November unverkäuflich im Lager, also genau in den Wochen, für die er eingekauft wurde.

In der Version, die funktioniert, startet dieselbe Marke die Registrierung Anfang Juli, bevor überhaupt etwas gebucht wird. EORI und LUCID gehen in derselben Woche raus und sind in Tagen erledigt. Der Rückfragebrief kommt im August und wird am nächsten Morgen beantwortet, die Nummer kommt im September, der Oktoberbestand verkauft ab dem ersten Tag. Zwischen beiden Versionen liegt eine einzige Entscheidung, nämlich wann jemand die langsamste Aufgabe angefangen hat.

Die teuersten Fehler

Auf eine Schwelle vertrauen. Die EU-weite Schwelle von 10.000 EUR gilt für den grenzüberschreitenden Fernverkauf. Liegt Deine Ware in Deutschland, ist der Verkauf eine Inlandslieferung, und dann gibt es überhaupt keine Schwelle. Die deutsche Grenze von 100.000 EUR, die in vielen Ratgebern bis heute steht, wurde im Juli 2021 abgeschafft.

Annehmen, dass sich jemand anderes darum kümmert. Ein Spediteur kann verzollen. Ein Fulfilment-Dienstleister kann lagern und versenden. Registrieren kann Dich keiner von beiden, und Deine Voranmeldungen abgeben darf auch keiner von beiden. Dieser Teil der Kette bleibt bei der Marke.

Die Einfuhrumsatzsteuer nicht einplanen. Deutschland kennt kein Verlagerungsverfahren wie die Niederlande. Die Einfuhrumsatzsteuer wird grundsätzlich bei der Einfuhr fällig und erst später über die Voranmeldung zurückgeholt; ein Aufschubkonto verschiebt lediglich den Zahlungstermin. Bei einer großen ersten Sendung ist diese Lücke echtes Geld. Sie gehört ins Launch-Budget, nicht in die böse Überraschung drei Wochen nach dem Start.

Kurz gefasst

An den deutschen Regeln scheitert selten jemand. Am Timing schon, weil ausgerechnet der langsamste Schritt meistens zuletzt anfängt.

Wenn Du Dir eine Sache merkst, dann diese: starte die Umsatzsteuer-Registrierung, bevor Du die Fracht buchst. Alles andere auf dieser Liste lässt sich erledigen, während ein Container unterwegs ist. Die Registrierung nicht.

Über Vaytax Michael Stiller ist Steuerberater und Expert-Comptable, Mitglied der Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz. Er und das Team von Vaytax übernehmen die deutsche Umsatzsteuer-Registrierung und die laufenden Meldungen für ausländische Online-Händler.